อาทิตย์ที่ผ่านมาเป็นช่วงปิดเทอมของโรงเรียน และ Christmas Holiday. ผมเลยได้มีโอกาสหยิบหนังสือที่ซื้อไว้ตั้งนานนนนนนน มาอ่าน . เรื่อง Getting Things Done (GTD) by David Allen . หนังสือเล่มนี้ออกวางขายมาหลายปีแล้ว และได้รับความนิยมอย่างมาก. บางคนถึงกับบ้า GTD ไปเลย. ทฤษฎีของ David ดีมากๆ ผมคิดว่าน่าจะมีประโยชน์กับทุกๆคน
มี Websites ของไทยที่เขียนและแปล GTD
1. ละเอียดมาก http://www.rachanont.com/2007/01/22/getting-things-done-1
2. มี pdf for download http://www.thaiitforum.com/nuke/modules.php?name=News&file=article&sid=80
สรุปเนื้อหาจากหนังสือ GTD โดยที่ผมสมมติตัวอย่าง และเขียนขึ้นมาใหม่):
- สังเกตุว่าถ้าเราคิดที่อะไรขึ้นมาได้แล้วไม่ทำมันในทันที สมองเราก็จะคิดแต่เรื่องนั้นๆตลอดเวลา ผลก็คือ ทำให้เราทำงานได้ไม่ดี (ถ้าเราคิดว่าจะต้องซื้อหลอดไฟมาเปลี่ยน สมองของเราก็จะนึกถึงเรื่องนี้ตลอดทั้งวัน…จนกระทั้งเราไปซื้อหลอดไฟมานั่นแหละ สมองจึงเลิกคิด)
- David ก็เลยแนะนำให้เขียนทุกอย่างลงในกระดาษ เพื่อที่จะทำให้สมองไม่คิดกับมันอีก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กเรื่องน้อย เรื่องใหญ่เรื่องโต หรือเรื่องส่วนตัวเรื่องงาน เขียนมันลงไปให้หมด(ได้ผลดีมาก!!!)
- e-mail หาอาจารย์เรื่องผลการทดลอง
- ไปซื้อกระดาษชำระ
- สั่งซื้ออุปกรณ์ ผ่าน online
- เอารถไปล้าง
- เขียน paper
- ไม่จำเป็นจะต้องเขียนลงกระดาษอย่างเดียว เป็น สมุดโนต๊ หรือ computer, e-mail ก็ได้….. David ใช้คำว่า “Trusted System” outside your head. คืออะไรก็ได้ที่เราสะดวกใช้งาน และมีติดตัวตลอด ไม่ทิ้งๆขว้างๆ
- List ทั้งหลายที่เราจดลงไปในกระดาษ จะเข้าไปอยู่ใน In-box (ไม่ใช่ inbox e-mail นะครับ แต่ลึกๆแล้วคล้ายกัน)
- จาก In-box รายการ list ต่างๆ จะถูกจัดการตามนี้:
picture from www.downloadsquad.com- 0.What is it? มันคืออะไร งานอะไร เกี่ยวข้องกับเราหรือเปล่า
- Is it actionable? คืองานนี้เราต้องทำหรือเปล่า, ต้องไปซื้อข้าวหรือเปล่า , เรื่องในเอกสารนี้เป็นอะไร ต้องทำหรือเปล่า…..
- ถ้าไม่ (No) –>ไปอ่านข้อ 2.,
- ถ้าต้องทำ (Yes)–> ไปอ่านข้อ 3.
- ถ้าไม่ต้อง Action, ขั้นต่อไปก็ต้องจัดให้อยู่ในสามกลุ่มนี้
- โยนทิ้งลงถังขยะ Trash
- เก็บไว้ วันข้างหน้าอาจจะทำ Someday/Maybe
- เก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง Reference
- ถ้าต้องAction, What’s the next action?
- Do it ถ้าทำได้ภายใน 2 นาที ก็ทำเลย
- Delegate it ส่งต่อให้คนอื่นทำ มอบหมายให้ลูกน้องทำ
- Defer it ยังไม่ทำงานนั้ทันที อาจจะเขียนลงในปฏิทิน หรือทำทีหลังเมื่อมีเวลา (next Action)
- แต่ในบางกรณี งานนั้อาจจะเป็น งานใหญ่หลายขั้นตอน หรือ Multistep Projects ซึ่งจะต้องมีหลายๆงานเกี่ยวข้องกัน ดังนั้นจะต้องวางแผนและคิดงานที่จะต้องทำให้ละเอียดทั้งหมด (Review for actions)
- Is it actionable? คืองานนี้เราต้องทำหรือเปล่า, ต้องไปซื้อข้าวหรือเปล่า , เรื่องในเอกสารนี้เป็นอะไร ต้องทำหรือเปล่า…..
- หลังจากที่เราได้ Assigned งานต่างๆตามขั้นตอนทั้งหมดแล้ว เราก็มาดูว่างานอะไรที่จะต้องทำ Next Action ในข้อ 3.
- ส่วนงานในข้อ 2. จะต้องทบทวน Review ทุกอาทิตย์
ข้อมูลเพิ่มเติมที่
- 43folders ละเอียดมาก http://www.43folders.com/2004/09/08/getting-started-with-getting-things-done
- บทความ และ outlook plugin. http://www.downloadsquad.com/2006/08/14/getting-things-done-software-systems-part-1-of-2/
- free Mac software http://bargiel.home.pl/iGTD/
Filed under: Free Culture
ความเห็นล่าสุด